قد يرى الموظف رصيده ويرسل الطلب بسهولة، ثم يظل معلقاً لأن المدير في إجازة أو لأن نوع الإجازة لم يُفهم بالطريقة نفسها. تشغيل المسار يحتاج إلى قواعد موافقة معروفة، لا إلى شاشة تقديم الطلب وحدها.
اشرح الرصيد وأنواعه
حدد كيف يظهر الرصيد ومتى يُحدّث، وما أنواع الإجازات التي تتطلب مرفقاً أو موافقة إضافية. إذا كان هناك رصيد مرحّل أو سياسة خاصة، اشرحها بلغة الموظف حتى لا يبدأ كل طلب بسؤال منفصل.
- نوع الإجازة
- قاعدة الاستحقاق
- المرفقات المطلوبة
عين بديلاً للموافقة
وضح من يتلقى الطلب عندما يغيب المدير أو يتغير الهيكل الإداري. اختبر هذه الحالة قبل الإطلاق، وتأكد من عدم بقاء الطلبات معلقة في حساب لا يفتحه أحد.
- الموافق الأساسي
- البديل
- مدة التصعيد
أغلق الحلقة مع الموظف
بعد القرار، يجب أن يرى الموظف حالة مفهومة وأثرها على الرصيد. راجع الطلبات التي أعيدت أو رفضت، وتأكد من أن السبب والوسيلة المتاحة للتصحيح واضحان.
- رسالة القرار
- الرصيد بعد القرار
- طلبات معلقة
خطوة عملية
اختبر ثلاثة سيناريوهات
جرّب طلباً عادياً، وطلباً يحتاج مرفقاً، وطلباً في غياب الموافق؛ ثم صحح الإعدادات قبل التعميم.
إذا كنت تهيئ هذا المسار لفريقك، أخبرنا ما الذي يحتاج إلى ترتيب.
تحدث مع أوركيد
